La signature électronique de documents

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique (appelée également « signature numérique » ou « signature digitale ») est un procédé informatique qui permet de garantir d’une part, l’authenticité de l’identité du signataire d’un document, et d’autre part, l’intégrité et la non-altération du document signé.

La signature électronique est de plus en plus utilisée par les particuliers pour leur usage personnel (souscription de contrats en ligne, par exemple) et par les chefs d’entreprise, les professionnels libéraux (avocats, notaires, experts comptables), les associations et les collectivités publiques pour un usage professionnel.

En pratique, la signature électronique consiste, pour le signataire d’un document numérique, à suivre un parcours en 3 à 4 étapes :

• qui lui présente les documents avec les informations pré-contractuelles,
• qui lui demande de valider sa bonne compréhension des différents éléments présentés (souvent sous forme de cases à cocher après défilement intégral des documents)
• qui lui propose de marquer son accord et l’acceptation des clauses de la proposition en cliquant sur un bouton de validation (par exemple, un bouton sur lequel est inscrit le mot « signer »).
• qui lui permet de retrouver les documents signés et visionnés pendant son parcours en format électronique

Quels documents peuvent être signés électroniquement ?

Tous les documents peuvent être signés de façon électronique :

• devis,
• contrats,
• factures,
• bons de commande,
• bons de livraison,
• bulletins de paie,
• notes de frais,
• attestations, etc.

La signature électronique peut être déposée sur tous les types de fichiers informatiques : fichiers textes (Word), images (formats .jpg, .png, .gif, etc.), fichiers PDF, feuilles de calcul Excel, présentations Powerpoint, etc.

Quelques exemples concrets de mise en œuvre de la signature électronique

En pratique, la signature électronique peut recevoir différentes applications en fonction des intervenants qui sont impliqués :

• Les échanges entre les entreprises et leurs clients : de plus en plus d’entreprises permettent à leurs clients de passer des commandes et conclure des contrats directement en ligne avec une signature électronique. Il est par exemple possible de souscrire un contrat d’assurance ou de faire une demande de crédit sans qu’une rencontre physique entre les signataires du contrat ne soit nécessaire.
• Les échanges entre les particuliers et les administrations : les particuliers peuvent désormais effectuer de nombreuses démarches administratives en ligne grâce à la signature électronique : déclaration des revenus, demande d’une aide financière (aide pour le logement, par exemple)…
• Les échanges entre entreprises : la signature électronique facilite les échanges entre une entreprise et ses partenaires commerciaux. Les professionnels peuvent en effet envoyer tout type de document (devis, contrat, facture…) de façon totalement dématérialisée avec la signature électronique.
• Les échanges entre les entreprises et les administrations : modification des statuts (changement d’activité, de gérant…), dépôt des comptes annuels, déclarations sociales auprès de l’URSSAF, réponse aux appels d’offres des marchés publics…

Valeur juridique de la signature électronique

En France, la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000. Un contrat signé électroniquement ou à la main engage le signataire de la même façon, sous réserve du respect des conditions posées par la loi (notamment, la garantie de l’identité du signataire et de l’intégrité du document signé).

Les procédés utilisés pour signer électroniquement

La signature électronique peut être mise en œuvre selon plusieurs procédés, notamment :

• La vente en ligne auprès de particuliers déjà clients : le client agit en totale autonomie. Il choisit directement le service ou le produit qu’il veut souscrire (via son ordinateur ou son smartphone) et valide la transaction en signant de façon électronique. Le contrat est finalisé en ligne, sans intervention d’un professionnel.
• La vente à distance dématérialisée : dans ce cas, le professionnel adresse sa proposition commerciale au client sur un espace personnel sécurisé en ligne et le client confirme sa volonté de conclure le contrat en le signant électroniquement. Le client peut transmettre de façon simultanée les pièces justificatives nécessaires à la validation de la transaction en les téléchargeant sur le site du professionnel (par exemple : carte nationale d’identité, bulletins de paie, etc.). Le professionnel envoie ensuite un mail de confirmation au client. Les documents contractuels sont stockés et consultables en ligne sur l’espace personnel sécurisé du client.
• La signature sur tablette numérique : de plus en plus de professionnels disposent de tablettes numériques de signature qui permettent à leurs clients de lire un contrat et d’y apposer directement leur signature électronique. Ce procédé offre aux professionnels une plus grande mobilité puisqu’ils peuvent désormais conclure un contrat sur leur lieu de vente ou en se rendant directement auprès de leurs clients.

Les avantages de la signature électronique

La signature électronique présente de nombreux intérêts tant pour les particuliers que pour les entreprises. Elle permet notamment de :

• sécuriser les échanges et les transactions en ligne : l’identité du signataire et le contenu du document sont authentifiés ;
• signer un document sans l’imprimer : en plus des économies d’encre, de papier et de frais d’envoi, les signataires n’ont pas besoin de se rencontrer physiquement. La transmission de documents numériques est simplifiée et instantanée
• partager un document de plusieurs façons : le document dématérialisé peut être transmis par mail, mais il peut également être transporté sur un support numérique comme une clé USB ou un disque dur.
• archiver des documents numériquement