Commerçants : les logiciels de caisse certifiés obligatoires dès 2018

L’utilisation obligatoire d’un système de caisse sécurisé et certifié à partir du 1er janvier 2018 a pour objectif de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en rendant impossible l’utilisation de logiciels frauduleux permettant d’effacer l’historique des transactions et de soustraire de la comptabilité des recettes encaissées en espèces.

Logiciels et systèmes de caisse sécurisés : qui est concerné ?

Cette nouvelle obligation concernera tous les commerçants, restaurateurs et autres professionnels assujettis à la TVAqui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse : caisse enregistreuse informatisée, terminal de paiement, logiciel d’encaissement, logiciel complet de suivi des stocks et de la comptabilité, etc.

Logiciels et systèmes de caisse sécurisés : définition

Il s’agit des logiciels de comptabilité ou de gestion ou des systèmes de caisse remplissant les conditions suivantes :

• inaltérabilité des données d'origine relatives aux règlements. Si des corrections sont apportées aux opérations de règlement (modifications ou annulations), celles-ci doivent s'effectuer par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées ;
• sécurisation des données d'origine, des modifications enregistrées et des données permettant la production des pièces justificatives émises, par un procédé technique fiable (technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données) ;
• conservation des données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, des données cumulatives et récapitulatives calculées par le système ;
• archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.

Ces conditions doivent permettre un accès de l'administration fiscale à l'ensemble des données enregistrées.

Le respect des conditions de sécurisation par un logiciel ou un système de caisse devront être justifiées :

• soit par un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité attestant que le logiciel ou le système de caisse est conforme (certification NF 525 délivrée par AFNOR Certification) ;
• soit par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel ou du système de caisse.

Quel contrôle des logiciels ou systèmes de caisse sécurisés ?

En cas de contrôle de l’administration fiscale se traduisant par une intervention inopinée dans les locaux du professionnel, l'absence de certificat de conformité ou d’attestation entrainera l’application d’une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, avec obligation de se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.

Comment s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse certifié ?

En pratique, dans la plupart des cas, les professionnels devraient pouvoir se mettre en conformité par le biais d’une simple mise à jour de leur logiciel de caisse dans le cadre du contrat de maintenance souscrit lors de l'achat du logiciel.

Les simples caisses enregistreuses non informatisées devront, en revanche, être remplacées par un système de caisse sécurisé (de type caisse enregistreuse certifiée NF 525, par exemple).